Facturar muestras

En esta opción observamos el listado de todas las muestras facturables (aquellas cuya correspondiente factura no haya sido emitida y estén incluidas en algún informe de resultados). Disponiendo de todos los posibles filtros de búsqueda posibles de cierto interés.

Se mostrará por defecto, el listado de muestras pendientes de facturación. En cualquier momento es posible acceder a las muestras facturadas, así como las no facturables y modificar su estado. Para navegar entre los diferentes tipos de muestra se usarán las pestañas Pendientes, Facturadas y No facturables. Para modificar el estado y mover las muestras de una pestaña a otra, bastará con usar los botones de la parte inferior izquierda de la pantalla, o bien, las opciones correspondientes del menú desplegable.

Así, deberemos seleccionar la muestra deseada y pulsaremos el botón Facturar, abriéndose la ventana detalle de la factura. Opcionalmente, es posible crear la/s factura/s de las muestras seleccionadas sin mostrar los formularios de detalle pulsando el botón de Facturar automáticamente. Las facturas podrán ser modificadas y revisadas posteriormente, aunque la numeración ya no podrá ser alterada.

Adicionalmente Veolab permite la emisión de facturas a un mismo cliente en la cual se detallen todas las analíticas realizadas en un determinado periodo. Para ello seleccionaremos las que nos interesen pinchando en cada una de ellas manteniendo pulsado la tecla Ctrl, o bien pasando directamente por encima de ellas con el botón izquierdo del ratón pulsado, y pulsaremos el botón Facturar.

De igual manera podemos llevar a cabo una selección múltiple de muestras aunque pertenezcan a diferentes clientes, de manera que se abrirán tantas ventanas como clientes estén relacionados con las muestras, es decir, tantas ventanas como facturas.

En la ventana de detalle de la factura tendremos los siguientes campos; serie y nº de factura, fecha de factura, concepto, observaciones, estado de la factura (abierta, cerrada o cobrada), tipo de factura, el cliente, el cliente de facturación y los datos del cliente de facturación, que pueden ser editados directamente en la factura sin que afecte al fichero de clientes.

Tipo de factura: Diferenciamos dos tipos de facturas que básicamente afectan a la forma en que se construye las líneas de factura:

- Importe por fila: Aquellas que emitimos para el cobro de muestras dadas de alta en la aplicación. En este tipo de facturas tendremos información de precio por unidad, unidades, porcentaje de descuento e importe.

- Importe total: Aquellas que emitimos para facturar trabajos no necesariamente relacionadas con analíticas individuales de muestras, por ejemplo para facturar servicios adicionales o analíticas/servicios de contratos periódicos. En estas facturas sólo se especifican los campos de código y descripción para los conceptos facturados y nunca el importe individual por línea de factura.

En un segundo espacio tendremos el detalle de las líneas de factura que contendrá la misma; se corresponden con cada una de las muestras o con otros conceptos que deseemos incluir (como trabajos adicionales, desplazamientos, asesoramiento en resultados, etc.). Estos conceptos (líneas de factura) adicionales los agregaremos pulsando el icono Añadir nueva línea de factura. Conteniendo los campos; Código (de la muestra), Descripción (de la muestra/trabajo o servicio), Precio/U, U (unidades), % Dto e Importe. Conviene destacar que el porcentaje de descuento, es sobre esa línea de factura en concreto, ya que más abajo tenemos un nuevo campo de % Descuento que se aplicaría al total del importe neto de la factura. Dependiendo de si las líneas de factura son creadas automáticamente por el sistema a partir de muestras, auditorías, o bien si han sido añadidas manualmente se indicará con su icono correspondiente.

Siguiendo con la parte inferior de la ventana encontramos la información relativa a los impuestos a aplicar sobre la base imponible; tipo de impuesto (I.V.A., I.G.I.C., I.R.P.F., etc.) y  porcentaje de impuesto, todo ello predefinible desde la ficha de cliente, en la pestaña de facturación.

Las facturas pueden estar en 3 estados posibles: Abierta (modificable o pendiente de aceptar/revisar), Cerrada (no modificable/enviada al cliente) y Cobrada (no modificable).

De igual manera en la ventana de detalle de factura observaremos la base imponible, la cuantía del impuesto y el importe total de la factura que son calculados automáticamente a partir de los valores anterioes.

Exportación a Word y Excel

Listado de muestras

Desde este listado es posible obtener un documento Word o Excel con las muestras seleccionadas en un formato predeterminado por una plantilla Word o Excel. Para la creación de plantillas de exportación se pueden utilizar los siguientes campos en la plantilla, que a la hora de exportar serían sustituidos por su valor correspondiente en el mismo lugar y formato en el que fueron colocados. Los siguientes campos sólo sirven para la exportación de una única muestra seleccionada al exportar.

En el caso de listados de múltiples elementos es obligatorio que en la plantilla estén todos los campos en la misma fila (con plantillas Word se debe crear una tabla) y se deben indicar que son campos múltiples anteponiendo el símbolo almohadilla (#) antes del nombre de cada campo:

Los campos autodefinibles también pueden ser exportados y utilizados en la plantilla bajo el siguiente formato: [% NOMBRE CAMPO]. Por ejemplo, si se desea exportar el campo LOTE creado como autodefinible en una muestra, se utilizará [%LOTE], y del mismo modo si fuera un campo múltiple, se utilizará [#%LOTE].

Detalle de factura

Para el detalle de factura, y por lo tanto para la exportación de facturas usando plantilla, los campos que pueden ser utilizados son los siguientes:

En las líneas de factura se podrán utilizar los siguientes campos múltiples, estando siempre todos los incluidos en la plantilla, dentro de la misma línea de una tabla:

Los campos autodefinibles también pueden ser exportados y utilizados en la plantilla bajo el siguiente formato: [%NOMBRE CAMPO]. Por ejemplo, si se desea exportar el campo LOTE creado como autodefinible en una muestra, se utilizará [%LOTE], y del mismo modo si fuera un campo múltiple, se utilizará [#%LOTE].

Cuando se exporta a Word o Excel utilizando plantillas, siempre existe la posibilidad de añadir funcionalidad adicional a cualquier plantilla utilizando macros de Office. Veolab ejecuta automáticamente la macro de la plantilla llamada FinExportacionQsinc, si existe.

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