Plantillas de exportación

El mecanismo de plantillas se basa en que el administrador prepara un documento Word o Excel con el diseño deseado —encabezados, logotipos, tablas, textos fijos— y en los lugares donde deben aparecer los datos del sistema inserta marcas con nombres predefinidos. Al exportar, Veolab sustituye cada marca por el valor correspondiente del registro o registros que se están exportando.

La diferencia entre Word y Excel está únicamente en el modo en que se declaran esas marcas:

Se utilizan marcadores. Para insertar un marcador se selecciona el texto que ocupará ese lugar en la plantilla —el texto en sí puede ser cualquiera, no tiene que coincidir con el nombre del campo, ya que será sustituido al exportar— y se accede a Insertar → Vínculos → Marcador, donde se asigna como nombre del marcador el nombre del campo correspondiente.

Se utilizan nombres de rango. Para crear uno se selecciona la celda correspondiente y, desde el menú contextual del botón derecho, se elige Definir nombre o Asignar nombre a un rango, asignando como nombre el del campo correspondiente.

La nomenclatura de los nombres es idéntica en ambos casos.

El motor que Veolab utiliza para generar los documentos se configura en Configuración → Configurar aplicación → Exportar.

Las opciones disponibles son Microsoft Office y OpenOffice/LibreOffice. Con Microsoft Office la exportación se realiza a través de la propia aplicación instalada en el equipo, lo que garantiza la máxima compatibilidad con todas las características de las plantillas diseñadas para Word. OpenOffice/LibreOffice puede usarse como alternativa en equipos donde no esté instalado Microsoft Office, aunque algunas características avanzadas de las plantillas pueden no renderizarse de forma idéntica.

Las opciones son Microsoft Office y NPOI. NPOI es una librería integrada en Veolab que genera archivos Excel directamente sin necesidad de tener Office instalado en el equipo, lo que resulta especialmente útil en servidores o en equipos donde no se quiere o no se puede instalar Office. Al igual que con OpenOffice/LibreOffice, algunas características avanzadas de las plantillas pueden tener limitaciones respecto al motor de Microsoft Office.

Los campos disponibles y el tipo de sustitución que realiza Veolab dependen del contexto desde el que se exporte:

Desde las fichas o pantallas de detalle de un registro se exportan los campos de ese registro concreto como valores individuales. Es posible que la ficha contenga sublistas de elementos asociados —por ejemplo, las líneas de una factura dentro de la ficha de factura, o los resultados dentro de una operación— que también pueden incluirse en la plantilla.

Desde los listados se exporta el conjunto de registros seleccionados, de modo que la plantilla debe estar preparada para recibir una lista de elementos. Este es el modo habitual para generar documentos como listados de clientes, resúmenes de operaciones o informes de resultados sobre múltiples muestras.

Para indicar a Veolab que un campo forma parte de una lista que debe expandirse por el documento, su nombre debe llevar un sufijo con la forma _fN o _cN, donde la letra indica la dirección de expansión y el número identifica la tabla:

El número que acompaña a la letra —empezando siempre por 1— identifica a qué tabla pertenece el campo, lo que permite incluir varias listas independientes en el mismo documento. Si hay una sola lista, todos sus campos llevan _f1. Si hay dos listas independientes, los campos de la primera llevan _f1 y los de la segunda _f2.

Por ejemplo, para exportar un listado de clientes con nombre, teléfono y email, la fila de plantilla en Word tendría este aspecto:

Al exportar, Veolab repite esa fila una vez por cada cliente seleccionado, sustituyendo los marcadores por los valores reales.

Cuando se exportan varios registros pero no se quiere una tabla dinámica sino colocar cada elemento en una posición fija y predeterminada del documento, se utiliza el sufijo _nN, donde N es el número de elemento empezando por 1. Por ejemplo, para situar el código de tres operaciones en tres lugares distintos del documento se usarían los marcadores codigooperacion_n1, codigooperacion_n2 y codigooperacion_n3.

Dado que los nombres de marcador o rango deben ser únicos dentro del documento, cuando es necesario mostrar el mismo campo en varios lugares distintos se añade el sufijo ºN al nombre, donde N es el número de aparición empezando por 1. La primera aparición puede nombrarse sin sufijo o con º1; las siguientes deben llevar º2, º3, etc.

Por ejemplo, si el nombre del cliente debe aparecer tanto en el encabezado como en el cuerpo del documento, se usarían nombrecliente y nombreclienteº2 en esas dos posiciones. Este sufijo es combinable con los de lista y posicionamiento. Algunos ejemplos:

Los campos autodefinibles que el laboratorio haya configurado en Veolab pueden incluirse en las plantillas anteponiendo el símbolo ª al nombre del campo tal como fue definido, en minúsculas. Si el nombre contiene espacios, cada espacio debe sustituirse por dos símbolos ç consecutivos, ya que los nombres de marcador y rango no admiten espacios.

Para la exportación de resultados analíticos en listados de operaciones, Veolab ofrece campos especiales que generan automáticamente las columnas necesarias sin que sea preciso definir una columna por cada técnica o parámetro.

Varios campos de tipo dirección tienen una variante de bloque que agrupa automáticamente los componentes en un texto formateado con saltos de línea entre sus partes —calle, código postal, población, provincia, país— omitiendo automáticamente los componentes que estén vacíos.

Los clientes pueden tener hasta tres direcciones registradas. Cada una tiene su propio campo de bloque:

El mismo patrón se aplica a otros campos de tipo dirección: bloquedirecciondelegacion, bloquedireccionempleado, etc.

Cuando la exportación se produce desde un informe que tiene firmantes en el flujo de validación, están disponibles los siguientes campos relativos a cada firmante (Verificado por, Aprobado por, etc.):

Cuando un informe tiene varios firmantes, se usa el sufijo _nN para fijar cada uno en una posición concreta del documento. Por ejemplo, un informe con dos firmantes usaría imagenfirma_n1 y nombreempleadofirmante_n1 para el primero, e imagenfirma_n2 y nombreempleadofirmante_n2 para el segundo.

Veolab centraliza todas las plantillas disponibles en esta pantalla de administración. El panel izquierdo presenta un árbol que organiza los contextos de exportación disponibles agrupados por módulo —Laboratorio, Inventario, Ventas, Facturación, Agenda, Comunicaciones, Personal y Control de acceso— y dentro de cada módulo por pantalla, diferenciando entre contextos de listado y de detalle. Al seleccionar un contexto en el árbol, el panel derecho muestra las plantillas disponibles para ese contexto con sus iconos de tipo (docx, xml, csv).

Las plantillas no se crean desde esta pantalla — se diseñan externamente en Word o Excel y se incorporan al sistema mediante el botón Importar. Desde esta pantalla también pueden exportarse para trasladarlas entre instalaciones y eliminarse las que ya no se usen. El botón Abrir abre la plantilla en su aplicación correspondiente para editarla.

El orden de las plantillas es determinante: la plantilla que ocupa el primer lugar es la que se usa en la selección automática y en el modo Detalle. El administrador puede modificar el orden usando la opción Establecer preferencia en la selección, que desplaza la plantilla seleccionada a la primera posición.

Cuando el usuario lanza una exportación desde cualquier pantalla de Veolab que la soporte, aparece el diálogo de Selección de plantilla de exportación. La disposición del diálogo varía ligeramente según se exporte desde un listado o desde una ficha de detalle.

El panel izquierdo ofrece dos modos de exportación:

En el panel central, la primera opción disponible es siempre Selección automática: al elegirla, Veolab determina por sí solo qué plantilla aplicar, escogiendo la primera plantilla aplicable a cada elemento según el orden configurado y las restricciones activas. El usuario puede seleccionar cualquier otra plantilla disponible si prefiere forzar una concreta para esa exportación.

El panel izquierdo no aparece, ya que el contexto es siempre un único registro.

Cada plantilla tiene una pantalla de propiedades accesible desde el botón Propiedades en la pantalla de gestión. Aquí el administrador configura el nombre, la descripción, el comportamiento de salida predeterminado y los filtros de selección. El campo Tipo es de solo lectura e indica el formato de la plantilla (docx, xlsx, xml, csv).

Las pestañas Impresora y Archivo permiten preconfigurar las opciones que el usuario verá preseleccionadas al elegir esta plantilla. Las opciones disponibles en la pestaña Archivo son:

Define el nombre con el que se guardará el documento. Admite marcadores entre corchetes que Veolab sustituye por el valor del campo correspondiente —por ejemplo, Informe [codigooperacion][descripcionoperacion]— generando nombres de archivo dinámicos.

Esta sección controla cuándo aparece disponible la plantilla. Es la parte más importante de la configuración cuando el laboratorio trabaja con varias plantillas para el mismo contexto.

Los marcadores estándar están disponibles en cualquier exportación, independientemente del módulo o contexto desde el que se exporte. No es necesario ningún ajuste adicional para usarlos: basta con incluirlos en la plantilla con el nombre indicado.