Características de Veolab

Periódicas, individuales o simplemente plantillas de muestras.

El planificador de servicios permite organizar la recogida y recepción de muestras y otros servicios del laboratorio, facilitando la planificación en un calendario y pudiendo programar servicios con la periodicidad requerida.

Este módulo es útil también para definir pre-muestras o plantillas de muestras, simplificando así la creación de servicios repetitivos.

Como en cualquier otro apartado en Veolab, es posible exportar, y por lo tanto, generar desde aquí una lista de etiquetas con o sin códigos de barras, una lista de recogidas con la ruta óptima ordenando por códigos postales, formularios de solicitud de muestras, etc.

Entrada manual, o importada desde archivo, de datos de recolección de muestras.

Desde esta opción se realiza el registro de muestras u operaciones en el sistema, pudiendo indicar si ya han sido recibidas, así como vincular toda la información relacionada, incluso adjuntar imágenes o fotos del muestreo.

De forma opcional es posible importar muestras masivamente a partir de archivos, ya sean facilitados por el cliente, como rellenados por el personal del laboratorio.

Por defecto, se muestran las operaciones en los estados registrada, recibida o preparada, pero se puede filtrar por cualquier otro estado, fecha, cliente, servicios, etc.

Gestión de tareas del analista y entrada manual o importada desde archivo o equipo de análisis.

La pantalla de entrada de resultados actualiza automáticamente los estados de las muestras afectadas, registra los analistas y activa las marcas de resultados configuradas cuando se superan los límites indicados.

Es posible importar los resultados directamente desde archivos generados por equipos de laboratorio o desde las propias órdenes de trabajo.

Cada analista ve sólo las operaciones que le hayan sido asignadas, identificando rápidamente por colores los estados de cada muestra.

Generación de gráficos o informes a partir de consultas personalizadas a la base de datos.

A través de consultas a la base de datos personalizadas se crean los estudios desde los cuales se generarán rápidamente las estadísticas con gráficos de barras, líneas o sin gráficos.

Todos los datos del sistema son susceptibles de estudio: ensayos, facturas, presupuestos, inventario, etc.

En cada estudio se pueden establecer filtros fijos o parametrizables. Por ejemplo, si quieres poder establecer los años de estudio a mostrar en la gráfica.

Almacenamiento centralizado, protegido y con control de versiones de los documentos del laboratorio.

Veolab integra una potente gestión documental para almacenar los documentos del laboratorio en la propia base de datos.

Esto proporciona grandes ventajas de centralización de la información, seguridad de acceso según los privilegios definidos, y protección de la información por el mismo sistema de copias de seguridad que protege la base de datos.

El control de versiones puede ser activado individualmente por cada documento.

Facturación de muestras y otros conceptos de forma masiva o individual.

El módulo de facturación permite facturar por muestra o por cliente, según preferencia. Además, se pueden generar directamente todas las facturas de forma masiva para posterior revisión, o bien, ir abriendo en ventanas independientes cada factura.

En la ficha de factura se puede indicar el estado de la factura si fue enviada, cobrada, contabilizada, así como el importe pendiente de cobro. El listado mostrará las facturas vencidas de forma resaltada.

Existen diferentes opciones configurables para el control de morosidad y envío automático. Se pueden emitir facturas rectificativas y existe un control automático de las series de facturación.

Aplicación web para consulta de resultados y descarga de informes por parte de los clientes del laboratorio.

Además de la aplicación de escritorio, el LIMS Veolab se compone también de una aplicación web que cada laboratorio podrá incluir en su propia página web y desde la que sus clientes podrán acceder a la consulta de resultados, descarga de informes, facturas, etc.

Los permisos de acceso a cada cliente se establecen igual que para los demás usuarios de Veolab, y se puede restringir por funcionalidad, estados de muestras en incluso campos que se le permiten ver a cada usuario.

Los usuarios de la aplicación web también pueden configurar la vista web y se incluye un sistema de recuperación automática de la contraseña.

Cualquier dato puede ser utilizado para ser exportado a documentos Word, Excel, pdf, csv, e informes xml del sistema SINAC.

El sistema de exportación soporta diversos formatos de salida como Word, Excel, pdf, csv y xml, dependiendo de los casos y las necesidades.

El formato Word, Excel y pdf se utiliza habitualmente para la emisión de cartas, certificados, informes, presupuestos, facturas y documentos en general. La elección entre Word y Excel dependen de las necesidades adicionales de maquetación, uso gráficas, fórmulas, etc.

El formato csv se suele utilizar para intercambio de datos entre ficheros; y el xml del SINAC es para generar ficheros compatibles con el sistema SINAC.

Agrupa la información por departamentos y delegaciones, pudiendo gestionar múltiples laboratorios de un mismo grupo.

En la sección de recursos humanos se definen los departamentos que componen el laboratorio para organización interna del personal y vinculación con las secciones definidas en los ficheros y técnicas.

Existe también una superclasificación de la información por delegaciones, que permite definir distintos laboratorios o delegaciones en el sistema que trabajan con datos independientes sin necesidad de crear múltiples instancias de la base de datos.

Cuando se usan delegaciones, también es posible definir información pública para todas las delegaciones.

Notificaciones automáticas a partir de ciertos eventos y comunicación entre usuarios con un sistema de mensajería interna.

Todas las notificaciones que recibe el usuario del sistema se muestran como una ventana emergente en la parte inferior derecha. Dependiendo el tipo de notificación se muestra con un color diferente.

Entre las notificaciones posibles están las recibidas por avisos configurables, como fecha de compromiso alcanzada, tareas asignadas, firmas pendientes, etc.

También se incluyen un sistema de mensajería interna respaldado por la propia base de datos. Esto facilita la comunicación formal entre empleados o clientes y registra de forma efectiva todas las comunicaciones.

Trazabilidad completa de todos los cambios que se producen en el sistema.

La auditoría del sistema tiene varias opciones de nivel de activación, según las necesidades del laboratorio: desactivado, nivel de acceso, nivel de registro y nivel de campo.

Si se activa la auditoría en su nivel más alto, se registrarán todos los cambios producidos en cualquier parte de la base de datos, registrando la información del usuario que realiza el cambio, la fecha, el valor anterior del campo modificado y el tipo de modificación.

La pantalla de consulta del registro de la auditoría permite ver todas sesiones que fueron abiertas por cada usuario y filtrar por determinados valores.

Automatización completa de todos los cálculos a partir de los datos base y marcas o notificaciones según normativas.

En cada técnica o ensayo se pueden definir varias columnas de resultados para la introducción de valores intermedios utilizados en cálculos. Un potente sistema de fórmulas similar al utilizado en Excel facilita el cálculo automático de valores a partir de datos tomados del mismo ensayo u otros.

Los resultados pueden ser marcados con formatos configurables variando el color, tipo de fuente, negrita, cursiva, etc. de modo que, si el valor está, por ejemplo, fuera del intervalo indicado se vea destacado y así se exprese en el informe final.

Algunas marcas pueden incluso ser vinculadas a notificaciones de emergencia para enviar inmediatamente al cliente la detección de ciertos valores en sus análisis.

Completa personalización de precios en base a tarifas o individualizada por cliente, tanto para técnicas como servicios agrupados.

Para cada servicio y técnica creado se establece un precio estándar. Estos precios pueden ser gestionados y actualizados individualmente por técnica o de forma masiva con un visor que permite incrementos o decrementos porcentuales o absolutos.

Adicionalmente se puede configurar el sistema de tarifas por cliente o por tipo de tarifa. En el primer caso se permite establecer un precio diferente para cada cliente o para determinados clientes. En el segundo caso, se crean varios tipos de tarifas y a cada cliente se le vincula el tipo deseado.

Facilita el cumplimiento de la norma ISO 17025 al laboratorio.

El LIMS ha sido diseñado para ayudar a cumplir al laboratorio íntegramente la norma ISO 17025, incluyendo aspectos como el sistema de auditoría, gestión documental con control de versiones, recursos humanos, trazabilidad de reactivos y productos de inventario, proveedores aceptados, etc.

Los aspectos relacionados con la norma ISO 9001 como la gestión de incidencias y no conformidades, así como la gestión de sugerencias de personal serán próximamente integrados en la propia aplicación. Entretanto pueden ser gestionados con un software independiente que se incluye con Veolab.