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Funcionalidades y características de Veolab

DespertadorPlanificador de muestras

Periódicas, individuales o simplemente plantillas de muestras.

El planificador de servicios permite organizar la recogida y recepción de muestras y otros servicios del laboratorio, facilitando la planificación en un calendario y pudiendo programar servicios con la periodicidad requerida.

Este módulo es útil también para definir pre-muestras o plantillas de muestras, simplificando así la creación de servicios repetitivos.

Como en cualquier otro apartado en Veolab, es posible exportar, y por lo tanto, generar desde aquí una lista de etiquetas con o sin códigos de barras, una lista de recogidas con la ruta óptima ordenando por códigos postales, formularios de solicitud de muestras, etc.

Pantalla del planificador Pantalla del planificador

ArchivadorGestión de lotes

Pantalla de gestión de lotes Pantalla de gestión de lotes

Módulo escalable para agrupar muestras en lotes, casos, proyectos, formularios de recepción, etc.

Todas las etiquetas en Veolab son modificables, por lo que es posible redefinir módulos enteros de propósito general como es la gestión de lotes.

Así, es posible utilizar este módulo para gestionar casos, proyectos, formularios, o cualquier estructura que el laboratorio necesite para agrupar muestras y no esté contemplada particularmente en Veolab.

Es posible asociar cada lote a un cliente y vincularle dos grupos independientes de muestras u operaciones.

BoteRegistro y recepción de muestras

Entrada manual, o importada desde archivo, de datos de recolección de muestras.

Desde esta opción se realiza el registro de muestras u operaciones en el sistema, pudiendo indicar si ya han sido recibidas, así como vincular toda la información relacionada, incluso adjuntar imágenes o fotos del muestreo.

De forma opcional es posible importar muestras masivamente a partir de archivos, ya sean facilitados por el cliente, como rellenados por el personal del laboratorio.

Por defecto, se muestran las operaciones en los estados registrada, recibida o preparada, pero se puede filtrar por cualquier otro estado, fecha, cliente, servicios, etc.

Pantalla de registro y recepción Pantalla de registro y recepción

PortafoliosÓrdenes de trabajo

Pantalla de órdenes de trabajo Pantalla de órdenes de trabajo

Gestión de hojas u órdenes de trabajo, con la posibilidad de exportar e importar resultados.

Apartado para generar órdenes u hojas de trabajo personalizadas a partir de una selección de muestras u operaciones.

Cada orden de trabajo puede contener una o varias muestras y ser vinculada a un departamento concreto.

La orden puede ser impresa o exportada como documento Excel y así poder editar el archivo directamente desde un dispositivo móvil, para luego importar los valores registrados directamente.

MicroscopioEntrada de resultados

Gestión de tareas del analista y entrada manual o importada desde archivo o equipo de análisis.

La pantalla de entrada de resultados actualiza automáticamente los estados de las muestras afectadas, registra los analistas y activa las marcas de resultados configuradas cuando se superan los límites indicados.

Es posible importar los resultados directamente desde archivos generados por equipos de laboratorio o desde las propias órdenes de trabajo.

Cada analista ve sólo las operaciones que le hayan sido asignadas, identificando rápidamente por colores los estados de cada muestra.

Pantalla de entrada de resultados Pantalla de entrada de resultados

CarpetaEmisión y envío de informes

Pantalla de emisión y envío de informes Pantalla de emisión y envío de informes

Generación de informes personalizables y envío automático por correo electrónico o publicación en web.

Validación de informes por usuarios autorizados, apareciendo sólo firmados al exportar si han sido correctamente firmados en el sistema.

Los informes pueden ser exportados usando plantillas previamente definidas con gran flexibilidad y posibilidades de personalización. Se permite la inclusión de textos formateados, imágenes, gráficas obtenidas de los resultados, etc.

Una vez validado el informe puede ser enviado al cliente por correo electrónico, publicación en web o impreso.

Gráfico de barrasEstadísticas

Generación de gráficos o informes a partir de consultas personalizadas a la base de datos.

A través de consultas a la base de datos personalizadas se crean los estudios desde los cuales se generarán rápidamente las estadísticas con gráficos de barras, líneas o sin gráficos.

Todos los datos del sistema son susceptibles de estudio: ensayos, facturas, presupuestos, inventario, etc.

En cada estudio se pueden establecer filtros fijos o parametrizables. Por ejemplo, si quieres poder establecer los años de estudio a mostrar en la gráfica.

Pantalla de estadísticas Pantalla de estadísticas

Escuadra y compásPlantillas de exportación

Pantalla de plantillas de exportación Pantalla de plantillas de exportación

Potente sistema de personalización de informes, certificados, presupuestos, facturas, etc.

Todas las funcionalidades en Veolab permiten la exportación de datos usando plantillas predefinidas en Word o Excel, lo que facilita la personalización de todo tipo de informes, certificados y documentos en general.

La salida por defecto de cada plantilla es configurable, pudiendo elegir el formato de salida (Word, Excel, pdf o impresión directa) y la forma de envío (correo electrónico, publicación en web, guardar en carpeta o en la propia gestión documental).

Las plantillas pueden ser vinculadas con servicios, clientes o técnicas determinadas para que la elección puede ser automatizada.

Carpeta y lupaGestión documental

Almacenamiento centralizado, protegido y con control de versiones de los documentos del laboratorio.

Veolab integra una potente gestión documental para almacenar los documentos del laboratorio en la propia base de datos.

Esto proporciona grandes ventajas de centralización de la información, seguridad de acceso según los privilegios definidos, y protección de la información por el mismo sistema de copias de seguridad que protege la base de datos.

El control de versiones puede ser activado individualmente por cada documento.

Pantalla de gestión documental Pantalla de gestión documental

CalculadoraPresupuestos

Pantalla de presupuestos Pantalla de presupuestos

Gestión comercial de los presupuestos con posibilidad de generar automáticamente las muestras y planificaciones.

Los presupuestos pueden ser gestionados desde este apartado para que cada comercial vea solamente los presupuestos asignados.

Cada presupuesto funciona como una plantilla de planificación o de operación, así a partir del mismo, una vez aceptado por el cliente, se puede generar directamente la planificación o la muestra con los precios acordados, sin necesidad de actualizar directamente los ficheros originales.

La emisión del presupuesto también es personalizable a través de plantillas de exportación, e incluso se puede automatizar el envío por correo electrónico.

Calculadora de impresiónFacturación

Facturación de muestras y otros conceptos de forma masiva o individual.

El módulo de facturación permite facturar por muestra o por cliente, según preferencia. Además, se pueden generar directamente todas las facturas de forma masiva para posterior revisión, o bien, ir abriendo en ventanas independientes cada factura.

En la ficha de factura se puede indicar el estado de la factura si fue enviada, cobrada, contabilizada, así como el importe pendiente de cobro. El listado mostrará las facturas vencidas de forma resaltada.

Existen diferentes opciones configurables para el control de morosidad y envío automático. Se pueden emitir facturas rectificativas y existe un control automático de las series de facturación.

Pantalla de facturación Pantalla de facturación

PaqueteInventario

Pantalla de inventario Pantalla de inventario

Catálogo, gestión de compras y control de stock de productos de inventario, con trazabilidad automática.

El catálogo de productos facilita la consulta y compra de reactivos y equipamiento del laboratorio, mostrando el stock existente de cada producto. El apartado de compras continúa la gestión de pedidos.

El inventario en Veolab va más allá de un inventario básico, si es requerido, manteniendo la trazabilidad con las técnicas de cada análisis. Así, con cada compra recibida se registran automáticamente todos los lotes recibidos.

Hay un registro de todos los movimientos del inventario.

Ventana con planeta tierraMódulo web

Aplicación web para consulta de resultados y descarga de informes por parte de los clientes del laboratorio.

Además de la aplicación de escritorio, el LIMS Veolab se compone también de una aplicación web que cada laboratorio podrá incluir en su propia página web y desde la que sus clientes podrán acceder a la consulta de resultados, descarga de informes, facturas, etc.

Los permisos de acceso a cada cliente se establecen igual que para los demás usuarios de Veolab, y se puede restringir por funcionalidad, estados de muestras en incluso campos que se le permiten ver a cada usuario.

Los usuarios de la aplicación web también pueden configurar la vista web y se incluye un sistema de recuperación automática de la contraseña.

Módulo web Módulo web

Código de barrasCódigos de barras

Códigos de barras Códigos de barras

Lectura de códigos de barras para automatización de tareas y rápida localización de documentos.

Se pueden generar etiquetas con códigos de barras para la correcta trazabilidad con las muestras físicas usando plantillas de exportación previamente configuradas, pudiendo adaptar el formato a la hoja de etiquetas utilizada o incluso para impresoras de etiquetas.

El sistema puede leer códigos de barras en formato Code 39, de modo que, si son vinculados a determinados documentos, muestras, informes, facturas, etc. la localización del elemento relacionado en la base de datos es inmediata.

Los códigos de barras también pueden ser utilizados en el apartado de inventario.

Escuadra y compásExportación

Cualquier dato puede ser utilizado para ser exportado a documentos Word, Excel, pdf, csv, e informes xml del sistema SINAC.

El sistema de exportación soporta diversos formatos de salida como Word, Excel, pdf, csv y xml, dependiendo de los casos y las necesidades.

El formato Word, Excel y pdf se utiliza habitualmente para la emisión de cartas, certificados, informes, presupuestos, facturas y documentos en general. La elección entre Word y Excel dependen de las necesidades adicionales de maquetación, uso gráficas, fórmulas, etc.

El formato csv se suele utilizar para intercambio de datos entre ficheros; y el xml del SINAC es para generar ficheros compatibles con el sistema SINAC.

Exportación de datos Exportación de datos

Base de datos verdeImportación

Importación Importación

Importación masiva de información a partir de archivos (resultados, muestras, clientes, proveedores, etc.)

Se puede importar de forma masiva una lista de muestras a partir de un fichero Excel convenientemente formateado, por ejemplo, desde un formulario de solicitud o una petición del cliente.

También es posible importar resultados a partir de ficheros generados por los equipos del laboratorio o desde órdenes de trabajo.

Todos los ficheros (técnicas, servicios, clientes, proveedores, etc.) disponen también de una opción de importación para importar datos de forma masiva obtenidos de archivos generados desde otras aplicaciones o sistemas, o desde archivos generados por el propio Veolab.

EdificioDepartamentos y delegaciones

Agrupa la información por departamentos y delegaciones, pudiendo gestionar múltiples laboratorios de un mismo grupo.

En la sección de recursos humanos se definen los departamentos que componen el laboratorio para organización interna del personal y vinculación con las secciones definidas en los ficheros y técnicas.

Existe también una superclasificación de la información por delegaciones, que permite definir distintos laboratorios o delegaciones en el sistema que trabajan con datos independientes sin necesidad de crear múltiples instancias de la base de datos.

Cuando se usan delegaciones, también es posible definir información pública para todas las delegaciones.

Departamentosy delegaciones Departamentosy delegaciones

CalendarioCalendario

Calendario Calendario

Calendario integrado, tanto personal por usuario como global.

El módulo de agenda integra un calendario con agenda con vista diaria, semanal o mensual por usuario. La definición de festivos también afecta a cálculos internos de fechas según días laborables, como la fecha de compromiso.

Los eventos definidos en la agenda son visibles para todos los usuarios con los que se relaciona, de modo que es posible crear eventos para varios usuarios, por ejemplo, reuniones o visitas.

Cada evento puede ser categorizado y clasificado según un tipo y una categoría que a su vez son configurables por colores.

BombillaNotificaciones y mensajería

Notificaciones automáticas a partir de ciertos eventos y comunicación entre usuarios con un sistema de mensajería interna.

Todas las notificaciones que recibe el usuario del sistema se muestran como una ventana emergente en la parte inferior derecha. Dependiendo el tipo de notificación se muestra con un color diferente.

Entre las notificaciones posibles están las recibidas por avisos configurables, como fecha de compromiso alcanzada, tareas asignadas, firmas pendientes, etc.

También se incluyen un sistema de mensajería interna respaldado por la propia base de datos. Esto facilita la comunicación formal entre empleados o clientes y registra de forma efectiva todas las comunicaciones.

Notificaciones y mensajería Notificaciones y mensajería

EmpleadoGestión de RRHH

Gestión de RRHH Gestión de RRHH

Empleados, cargos, formación y departamentos.

La sección de recursos humanos permite gestionar los empleados del laboratorio, pudiendo definir el historial de cargos, currículum y formación del empleado.

Se incluye un apartado para la gestión del plan de formación del personal del laboratorio, con asignación de empleados que reciben el curso, empleados que imparten el curso, evaluaciones, etc.

El fichero de cargos facilita la creación y asignación de los diferentes cargos del laboratorio. Los cargos a su vez pueden ser asociados a los departamentos.

Panel de mediciónAuditoría del sistema

Trazabilidad completa de todos los cambios que se producen en el sistema.

La auditoría del sistema tiene varias opciones de nivel de activación, según las necesidades del laboratorio: desactivado, nivel de acceso, nivel de registro y nivel de campo.

Si se activa la auditoría en su nivel más alto, se registrarán todos los cambios producidos en cualquier parte de la base de datos, registrando la información del usuario que realiza el cambio, la fecha, el valor anterior del campo modificado y el tipo de modificación.

La pantalla de consulta del registro de la auditoría permite ver todas sesiones que fueron abiertas por cada usuario y filtrar por determinados valores.

Auditoría del sistema Auditoría del sistema

CandadoControl de acceso por usuarios

Control de acceso por usuarios Control de acceso por usuarios

Acceso seguro por contraseña con la posibilidad de definir perfiles de funcionalidades por grupos de usuarios.

Para determinar el tipo de acceso que tendrá un usuario al sistema, se establecen unos perfiles de usuario, así se pueden fijar los privilegios por grupos de usuarios más fácilmente.

Para cada perfil de usuario es posible restringir el acceso por funcionalidad (lectura o escritura) y por determinados campos de operaciones y resultados, así como por estados de las operaciones.

Se incorporan funciones de configuraciones especiales para establecer acceso por contraseña o vincular el acceso al usuario de Windows; elegir el usuario de una lista o introducir directamente el código de usuario; permitir o no recordar la contraseña en el equipo.

MicroscopioFórmulas para cálculos y límites

Automatización completa de todos los cálculos a partir de los datos base y marcas o notificaciones según normativas.

En cada técnica o ensayo se pueden definir varias columnas de resultados para la introducción de valores intermedios utilizados en cálculos. Un potente sistema de fórmulas similar al utilizado en Excel facilita el cálculo automático de valores a partir de datos tomados del mismo ensayo u otros.

Los resultados pueden ser marcados con formatos configurables variando el color, tipo de fuente, negrita, cursiva, etc. de modo que, si el valor está, por ejemplo, fuera del intervalo indicado se vea destacado y así se exprese en el informe final.

Algunas marcas pueden incluso ser vinculadas a notificaciones de emergencia para enviar inmediatamente al cliente la detección de ciertos valores en sus análisis.

Fórmulas para cálculos y límites Fórmulas para cálculos y límites

Planeta tierraMultilenguaje

Multilenguaje Multilenguaje

El apartado de idiomas permite establecer diferentes idiomas para la aplicación y redefinir cualquier etiqueta o campo del sistema.

La aplicación puede funcionar al mismo tiempo con diferentes idiomas asignados por usuario.

Esta opción multilenguaje contempla además la posibilidad de que cada laboratorio personalice completamente las etiquetas utilizadas en el programa. Esto proporciona una potencia adicional de personalización y redefinición de campos sin necesidad de recurrir a los campos autodefinibles.

Por ejemplo, un laboratorio que no utiliza el campo "Marca" de operaciones puede renombrarlo y utilizarlo para otro propósito como "Datos aportados".

Monedas apiladasGestión de precios por tarifa o cliente

Completa personalización de precios en base a tarifas o individualizada por cliente, tanto para técnicas como servicios agrupados.

Para cada servicio y técnica creado se establece un precio estándar. Estos precios pueden ser gestionados y actualizados individualmente por técnica o de forma masiva con un visor que permite incrementos o decrementos porcentuales o absolutos.

Adicionalmente se puede configurar el sistema de tarifas por cliente o por tipo de tarifa. En el primer caso se permite establecer un precio diferente para cada cliente o para determinados clientes. En el segundo caso, se crean varios tipos de tarifas y a cada cliente se le vincula el tipo deseado.

Gestión de precios por tarifa o cliente Gestión de precios por tarifa o cliente

EnchufeServidor local o en la nube

Servidor local o en la nube Servidor local o en la nube

La base de datos puede ubicarse localmente con independencia de la conexión a Internet o bien conectar a un servidor en la nube y permitir acceso externo.

Veolab soporta diferentes tipos de gestores de base de datos como MySQL, SQL Server y MS Access, en cualquiera de sus versiones.

El sistema de consultas está optimizado y preparado para funcionar de forma óptima, tanto con acceso local, como con acceso desde Internet. Esto permite el uso de servidores en la nube, consiguiendo así los beneficios de aplicación web, pero con mejor rendimiento porque sólo viaja la información.

El sistema de copias de seguridad puede ser impuesto de forma externa, o bien, utilizar el integrado con Veolab.

Logotipo VeolabIntegración completa ISO 17025

Facilita el cumplimiento de la norma ISO 17025 al laboratorio.

El LIMS ha sido diseñado para ayudar a cumplir al laboratorio íntegramente la norma ISO 17025, incluyendo aspectos como el sistema de auditoría, gestión documental con control de versiones, recursos humanos, trazabilidad de reactivos y productos de inventario, proveedores aceptados, etc.

Los aspectos relacionados con la norma ISO 9001 como la gestión de incidencias y no conformidades, así como la gestión de sugerencias de personal serán próximamente integrados en la propia aplicación. Entretanto pueden ser gestionados con un software independiente que se incluye con Veolab.

Integración completa ISO 17025 Integración completa ISO 17025