Funcionalidades de Veolab

Periódicas, individuales o simplemente plantillas de muestras.

El planificador permite organizar la recogida y recepción de muestras en un calendario con periodicidad configurable. Útil también para definir pre-muestras o plantillas de servicios repetitivos, simplificando la creación de operaciones recurrentes.

Cuando llega la fecha planificada, las operaciones pueden generarse fácilmente desde el propio planificador con un solo clic. Desde aquí también es posible exportar etiquetas, rutas de recogida ordenadas por código postal y formularios de solicitud de muestras.

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Módulo escalable para agrupar muestras en lotes, casos, proyectos, formularios de recepción, etc.

Todas las etiquetas en Veolab son modificables, por lo que es posible redefinir módulos de propósito general como la gestión de lotes para adaptarlos a cualquier estructura de agrupación que el laboratorio necesite.

Es posible asociar cada lote a un cliente y vincularle dos grupos independientes de muestras u operaciones, cubriendo casos de uso como formularios de recepción, proyectos de muestreo o expedientes de control ambiental.

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Entrada manual o importada desde archivo de datos de recolección de muestras.

Registro de muestras u operaciones con toda la información relacionada: cliente, punto de muestreo, servicio, analista, fecha de compromiso e incluso imágenes del muestreo. El sistema asigna un código único a cada operación, proporcionando trazabilidad desde el primer momento.

El potente sistema de importación permite leer datos desde archivos externos, hojas de cálculo o el propio Veolab, contemplando campos autodefinibles y adjuntos simultáneamente, lo que elimina la reintroducción manual de datos procedentes de otras aplicaciones.

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Agrupación de muestras en órdenes de trabajo para su procesado conjunto en el laboratorio.

Las órdenes de trabajo permiten agrupar varias muestras para ser procesadas simultáneamente, facilitando la organización interna del trabajo analítico. Pueden generarse de forma manual o automática desde el planificador, incluso de forma masiva a partir de una selección de operaciones.

Cada orden se exporta como documento de trabajo para el analista, con todos los datos de las muestras y los ensayos a realizar, en el formato que el laboratorio haya definido en sus plantillas.

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Introducción manual o automatizada de resultados analíticos, con soporte para importación directa desde equipos de laboratorio.

La ficha de resultados funciona como una hoja de cálculo con fórmulas configurables para el cálculo automático de valores derivados. Varios analistas pueden trabajar simultáneamente sobre diferentes muestras, y cada resultado puede pasar por un flujo de validación con estados de revisión y aprobación.

Veolab soporta la importación directa desde una amplia variedad de equipos analíticos (cromatógrafos, espectrofotómetros, analizadores, etc.), eliminando la transcripción manual. Los límites de aceptación pueden definirse por parámetro, por cliente o por punto de muestreo.

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Generación automática de informes de análisis personalizables con firma digital.

Los informes se generan automáticamente a partir de los resultados, con plantillas en Word, Excel o PDF de diseño completamente libre. El laboratorio define el aspecto, los datos y su disposición, pudiendo incluir el símbolo de acreditación ISO 17025 de forma automática en los parámetros acreditados.

Veolab incluye soporte para firma digital y envío automático por email al cliente. El historial de versiones de cada informe queda registrado con fecha, usuario y descripción del cambio, garantizando la trazabilidad documental exigida por la norma.

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Análisis estadístico de resultados con representación gráfica y cartas de control para el seguimiento de la calidad analítica.

El módulo de estadísticas permite analizar series de resultados con gráficas de evolución, distribución y comparativas entre períodos o delegaciones. Los estudios son completamente configurables y los gráficos pueden exportarse directamente a los informes.

Las cartas de control permiten el seguimiento continuo de la calidad analítica, detectando desviaciones y tendencias que podrían indicar problemas en el proceso antes de que afecten a los resultados entregados al cliente.

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Sistema de plantillas de exportación totalmente flexible para generar cualquier tipo de documento o intercambio de datos.

Veolab incluye un potente sistema de plantillas basado en marcadores que permite generar documentos Word, Excel, PDF o archivos de intercambio en cualquier formato requerido por organismos externos (SINAC, IGEO, FACe, etc.). Las plantillas son totalmente personalizables y pueden incluir macros para casos complejos.

Los marcadores permiten insertar cualquier dato del sistema: resultados, datos del cliente, fechas, firmas, logos o tablas dinámicas, con total libertad de diseño para adaptarse a cualquier formato requerido por el laboratorio o por organismos externos.

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Control de versiones de documentos internos del laboratorio: procedimientos, instrucciones técnicas, registros y normativas.

El módulo de gestión documental organiza todos los documentos del sistema de calidad con control de versiones, fechas de revisión y flujo de aprobación. Los documentos se almacenan centralizadamente y son accesibles desde cualquier equipo, con registro de quién accede a cada uno y cuándo.

El explorador de documentos permite vincular cada archivo a los registros del sistema a los que hace referencia — clientes, equipos, métodos o empleados —, facilitando la localización inmediata de la documentación relevante durante una auditoría.

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Elaboración y seguimiento de presupuestos con generación automática de operaciones al ser aceptados.

El módulo de presupuestos permite elaborar ofertas detalladas por cliente con los servicios, ensayos y precios requeridos. Una vez aceptado el presupuesto, los servicios y parámetros incluidos pueden trasladarse directamente a nuevas operaciones de registro, evitando la reintroducción manual de datos.

Veolab permite también trabajar con contratos de servicios periódicos vinculados a clientes, facilitando el seguimiento de los servicios comprometidos en cada período. Los presupuestos se exportan en el formato definido y pueden enviarse por email directamente desde el sistema.

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Facturación integrada con las operaciones del laboratorio, con soporte para Veri*factu y factura electrónica.

Las facturas se generan directamente desde las operaciones realizadas, con aplicación automática de precios, descuentos y tarifas por cliente. El sistema admite múltiples series, rectificativas, abonos y facturación masiva por lote, con toda la actividad registrada en la auditoría del sistema.

Compatible con la normativa Veri*factu y con generación de facturas electrónicas en formato XML firmadas digitalmente, incluyendo soporte para la plataforma FACe de la Administración Pública.

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Control de reactivos, consumibles y equipos con trazabilidad de lotes y descuento automático de existencias.

El módulo de inventario gestiona el stock de reactivos y consumibles con control por lotes y fechas de caducidad. Los consumos se descuentan automáticamente al realizar cada análisis, y la trazabilidad completa permite conocer qué lote de reactivo se utilizó en cada muestra.

Incluye también gestión de préstamos de material, control de proveedores aceptados con evaluaciones periódicas y alertas configurables de stock mínimo para evitar quedarse sin reactivos críticos en el momento de realizar los análisis.

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Portal web para que los clientes consulten sus resultados e informes sin necesidad de instalar nada.

El portal web permite a los clientes acceder a sus resultados e informes desde cualquier dispositivo y navegador. El acceso es por usuario y contraseña; cada cliente solo ve su información, y el laboratorio decide qué datos son visibles para cada uno.

A través del portal el cliente consulta el estado de sus muestras en tiempo real, descarga sus informes firmados digitalmente y revisa el histórico de resultados, reduciendo notablemente las llamadas de seguimiento al laboratorio.

Generación e impresión de etiquetas con códigos de barras o QR para el etiquetado de muestras y contenedores.

Veolab permite generar e imprimir etiquetas con códigos de barras o QR para muestras, contenedores y productos de inventario, compatible con cualquier impresora de etiquetas del mercado. El diseño es completamente libre: el laboratorio define qué información aparece y en qué posición.

Los lectores de códigos permiten registrar entradas de resultados y muestras de forma rápida y sin errores de transcripción, agilizando el trabajo en el laboratorio y reduciendo los tiempos de procesado.

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Automatización completa de todos los cálculos y marcas según normativas.

En cada técnica se pueden definir columnas de resultados intermedios y un potente sistema de fórmulas similar a Excel calcula automáticamente los valores finales a partir de los datos introducidos o importados desde equipos.

Los resultados fuera de límite se marcan con formatos configurables (color, fuente, negrita) y pueden vincularse a notificaciones de emergencia. Los límites se definen por parámetro, por cliente o por punto de muestreo, adaptándose a los requisitos específicos de cada normativa.

Ver documentación de resultados y fórmulas →

Idiomas configurables por usuario y redefinición completa de cualquier etiqueta o campo del sistema.

La aplicación funciona simultáneamente con diferentes idiomas asignados por usuario. Cada laboratorio puede personalizar completamente las etiquetas del programa, reutilizando campos existentes para nuevos propósitos sin necesidad de campos autodefinibles adicionales.

Esta funcionalidad es especialmente útil en laboratorios que emiten informes en varios idiomas o trabajan con clientes internacionales, permitiendo adaptar tanto la interfaz como los documentos generados al idioma del destinatario.

Ver documentación de multilenguaje →

Personalización completa de precios por tarifas o individualizada por cliente.

Para cada servicio y ensayo se establece un precio estándar, gestionable individualmente o de forma masiva con incrementos porcentuales o absolutos. El sistema de tarifas permite asignar a cada cliente un precio diferente o un tipo de tarifa predefinido.

El sistema se complementa con la gestión de gastos adicionales o escandallos, que permiten definir costes variables asociados a cada análisis y añadirlos automáticamente al presupuesto o factura según las reglas configuradas.

Ver documentación de servicios y precios →

Base de datos local o en la nube con soporte para MySQL, SQL Server y MS Access.

El sistema de consultas está optimizado para funcionar tanto en red local como desde Internet, con el rendimiento de una aplicación de escritorio. El acceso remoto mediante Internet permite a varios centros o usuarios trabajar simultáneamente sobre la misma base de datos sin necesidad de infraestructura adicional.

Veolab soporta MySQL, SQL Server y MS Access. Las copias de seguridad pueden ser externas o gestionadas por el propio Veolab con copias automáticas programables, garantizando la integridad de los datos del laboratorio.

Ver documentación de base de datos →

Diseñado para facilitar el cumplimiento de la norma ISO 17025 en laboratorios de ensayo y calibración.

Veolab cubre íntegramente los requisitos de la norma ISO 17025: auditoría del sistema con registro de cada acción por usuario, fecha y valor anterior; gestión documental con control de versiones; trazabilidad completa de reactivos e inventario; y gestión de recursos humanos con control de competencias.

Es utilizado por laboratorios acreditados por ENAC y otros organismos nacionales e internacionales que han validado su uso en sus procesos de acreditación, sin necesidad de desarrollos adicionales para adaptarse a los requisitos de la norma.

Ver documentación de auditoría →

Gestión multicentro para laboratorios con varias sedes o unidades de negocio independientes.

Veolab permite gestionar varias delegaciones en un mismo sistema, con series de numeración, tarifas, plantillas y configuraciones independientes por sede. Cada delegación actúa como emisor de facturación con su propio certificado digital.

A pesar de la autonomía de cada sede, la dirección dispone de una visión centralizada de toda la actividad — resultados, facturación, recursos e indicadores — sin necesidad de consolidar datos manualmente ni mantener instalaciones separadas.

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Calendario integrado con las operaciones del laboratorio para la gestión de citas, avisos y tareas.

El módulo de calendario gestiona citas, avisos y tareas vinculados a operaciones y clientes. Las operaciones próximas a su fecha de compromiso aparecen destacadas automáticamente, y el calendario puede configurarse con recordatorios que notifican al personal con la antelación requerida.

La agenda permite también gestionar visitas de campo y recogidas de muestras de forma coordinada con el planificador de servicios, ofreciendo una visión unificada de toda la actividad programada.

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Envío automático de notificaciones por email a clientes y personal según reglas configurables.

El sistema de notificaciones configura el envío automático de emails ante determinados eventos: resultados fuera de límites, operaciones próximas a vencer, informes emitidos, etc. Cada notificación usa plantillas personalizables con los datos relevantes del evento.

Por ejemplo, el cliente recibe un aviso automático cuando su informe está listo para descargar, o el jefe de laboratorio es alertado cuando un resultado supera un umbral crítico, sin intervención manual en el proceso de comunicación.

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Gestión de empleados, perfiles, formación y competencias del personal del laboratorio.

Veolab gestiona los empleados del laboratorio con datos personales, cargos, departamentos, formación recibida y competencias técnicas. Cada empleado tiene asociados los métodos y técnicas autorizadas, controlando automáticamente que solo el personal habilitado registre resultados en cada tipo de análisis.

El plan de formación registra y hace seguimiento de la formación del personal — uno de los requisitos más valorados por los auditores de acreditación ISO 17025 — con fechas, formadores y evidencias documentales.

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Gestión de usuarios, perfiles de permisos y control de acceso granular a cada función del sistema.

El sistema de control de acceso se basa en perfiles de permisos que definen exactamente qué puede ver y hacer cada usuario: qué módulos son visibles, si puede crear, modificar o solo consultar registros, y qué datos son accesibles según su rol en el laboratorio.

Soporta autenticación propia de Veolab, normal con usuario y contraseña, y autenticación integrada con Windows. Todos los accesos e intentos quedan registrados en la auditoría del sistema con fecha y usuario.

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